ビジネスに大活躍のメールアーカイブ

メールアーカイブ活用のススメ

Gmailのメールアーカイブ機能活用のススメ

Gmailのメールアーカイブ機能活用のススメ メールアーカイブは少し難しそうなイメージが持たれますが、やり取りするメッセージを書庫化するという認識を持っておくと良いでしょう。
近年ではますます社会の情報化が進み、やり取りされる内容は些細なことでもメールなどです。利便性が高く、効率的になる一方で誤った操作方法を行ってしまったり、セキュリティに難があるといった指摘もあります。
また、コンピュータで管理しているので検索がしやすいという魅力がある一方で、コンピュータが使用不可な状態になってしまうと重要な全てのデータを消失するリスクも含んでいます。
こうした背景があることから、近頃ではメールアーカイブを積極的に利用するススメが行われています。
このようなシステムを導入していると基本的に全ての内容が保存されることになるので、仮にパソコンがクラッシュしてしまってもシステムそのものに悪影響を及ぼすことはありません。
さらに、保存されるものは文書に限らず添付されているファイルも例外ではないことから、重要な事柄もしっかりと守り抜くことが可能です。
加えて、近年では外国などから不正アクセスが行われるリスクも増加傾向にあることから、大手企業こそメールアーカイブがススメられています。

ナレッジの共有にメールアーカイブを活用

ナレッジの共有にメールアーカイブを活用 企業にとってメールは、様々なノウハウが詰まった財産です。取引先や顧客とのやり取りをナレッジとして残すことにより、提供する商品やサービスをより良くすることができます。
しかし、社員が業務で使用したメールを共有する習慣は、それほど広がっていません。
それどころか、必要がなくなったら削除して、ノウハウを捨ててしまうことすらあります。
ナレッジを蓄積するために役立つのが、メールアーカイブです。メールアーカイブを使いメールを保管してくと、たとえば引き継ぎの時に役立ちます。
一般的に社内で引き継ぎが行われるときは、取引先や顧客も引き継ぎます。
しかし、取引先や顧客の窓口となる担当者が変わってしまうと、これまでの経緯が理解できません。
一から取引先や顧客との関係を築く必要があるので、業務に支障をきたしたり、相手からの信頼を失うこともあります。
メールアーカイブにナレッジとしてメールを保管しておけば、新しい担当者はこれまでの経緯を把握することが可能です。引き継ぎの時にメールデータも受け取れば、担当者が変わっても取引先や顧客への影響を最小限に抑えられるでしょう。
全社員でメールを共有しナレッジとして活用するためにも、メールアーカイブを導入してみましょう。

メールアーカイブに関するお役立ちリンク

メール監査を効率化するメールアーカイブ・監査ソリューションのサイト

Exchangeのメールアーカイブ

新着情報

◎2017/7/31

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「メール 機能」
に関連するツイート
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メールだけじゃなく、つぶやきや日記機能もどんどん使いましょう!あなたのことを知れば知る程、女性は安心できます。

Twitter ai_ai_adlt あい*出会い系サイトで出会うコツ - 37分前

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メールアドレスを隠す機能、設定からちゃんとできるようになったのね。前まではグループポリシーからやらないといけなかったのに。 pic.twitter.com/S0WVeaCBET

Twitter HiNaNanoha ひなっち - 4:12

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あれ?Dropboxからメールだ スマートシンク機能、今日からProfessionalでも使えるってさ わぁい!

Twitter tshimizu09 まぐろなあ提督部@ラバウル さっつん - 4:04

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昨日、職場で社長からのメールが全員に飛んでた。要はチャレンジ精神を大切に、ってとこだったが、目の前のPMが(PMはPost Mordernの略で現代を代表する知性)がメールの添付ファイルやURLを辿らないように、と気色ばんでみんなに注意してた。おいおい、社長のメルアドで来てるんだからそれはないだろう...

Facebook 野村 幸喜 - 3:39

@tsukaikomi 好感度システムってマジかよ… メール保護機能ください

Twitter czarna_6666 ちゃるな - 3:36

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ipodもiOS11にアプデして画面収録出来るようになったからさっき実装したメール機能の奴撮ってみた 結果、普通に動きました やったぜ。 pic.twitter.com/q4DPFqExFg

Twitter stringamp Stringamp@10/28ALQB8 - 3:27

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気になりすぎてすぐタイムフリー機能を無駄に使うまでして聞きましたが.、絶妙に質問が同じで別の方でしたwww ドラマ何したいかも送ったし同じラインの質問メールが読まれてるだけにちょっぴり切ない(笑)

Twitter __hsngenxoxo ____ゆ か。 - 3:20

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@tako_ashi 消極的対処法かもしれませんが、セキュリティの設定で電話番号認証やメールアドレス認証をしてない人からのリプなどをミュートする機能を使うと、不思議な事にクソリプが激減するという。ミュートだから向こうは一人相撲を取ってるのかもですが、それは見えないので🖖

Twitter ultramanjoe 古城陽太🖖ヴォルトロンとSTDはいいぞ - 2:57

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お相手の方が、MP9994だったんでリタイアしたんですが…… フレンド申請きてた…… ランプとの試合凄く楽しかったです!!ありがとうございます!! もしTwitter見ていただければありがたいな…… パズドラみたいなメール機能ほしい……

Gmailアカウント1つで複数のメールアドレスを利用する方法!エイリアス機能が便利すぎる blog.nzakr.com/gmail-alias/

Twitter lastman0214 かえるさん@祖国死守 - 2:15

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